Vorbereitende Buchhaltung: laufend statt einmal im Jahr
Belege sind ein Nebenprodukt Ihres Geschäfts. Sie entstehen automatisch, sie müssen aufbewahrt werden, und sie machen Arbeit, die niemandem Freude bereitet. Wird diese Arbeit aufgeschoben, wird sie nicht weniger, nur unübersichtlicher.
Vorbereitende Buchhaltung bedeutet, diesen Stapel gar nicht erst entstehen zu lassen. Belege werden laufend erfasst, geprüft und zugeordnet. Am Monatsende liegt ein sauberer Stand vor, den Ihre Steuerkanzlei direkt weiterverarbeiten kann.
Was vorbereitende Buchhaltung umfasst
Belegorganisation
Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Tankbelege, Materialrechnungen: Ich sorge dafür, dass alle Belege an einem Ort landen, eindeutig benannt und digital abgelegt sind. Statt Papierstapeln und verstreuten E-Mail-Anhängen entsteht eine Ablage, in der Sie auch nach Monaten noch etwas wiederfinden.
Prüfung und Zuordnung
Belege werden auf Vollständigkeit und Plausibilität durchgesehen und den richtigen Vorgängen zugeordnet. Fehlende Belege fallen so früh auf – nicht erst, wenn die Steuerkanzlei nachfragt.
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Ich erfasse Ihre Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen strukturiert, damit jederzeit klar ist, was gestellt wurde, was bezahlt ist und was noch aussteht.
Zahlungsüberblick und offene Posten
Offene Rechnungen sind bares Geld, das nicht auf Ihrem Konto liegt. Ich behalte den Überblick über Zahlungseingänge und offene Posten und melde Ihnen, wo nachgehakt werden sollte.
Unterlagen für die Steuerkanzlei
Am Ende steht eine vollständige, geordnete Übergabe: in dem Rhythmus und in dem Format, das Ihre Steuerkanzlei benötigt. Das reduziert Rückfragen auf beiden Seiten.
Was vorbereitende Buchhaltung nicht ist
Diese Abgrenzung ist mir wichtig, damit klar ist, was Sie erwarten können:
- Ich erstelle keine Jahresabschlüsse.
- Ich erstelle keine Steuererklärungen.
- Ich erteile keine steuerliche Beratung und keine verbindlichen steuerlichen Auskünfte.
- Tätigkeiten, die Steuerberaterinnen und Steuerberatern vorbehalten sind, übernehme ich nicht.
Meine Arbeit endet dort, wo die der Steuerkanzlei beginnt. Je besser die Vorarbeit, desto gezielter kann Ihre Kanzlei arbeiten.
Wie die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei abläuft →Digitale Belegorganisation statt Schuhkarton
Digital muss nicht kompliziert sein: Ein Beleg wird einmal erfasst und ist danach für alle verfügbar, für Sie, für mich und für Ihre Steuerkanzlei. Sie fotografieren die Tankquittung unterwegs, die Materialrechnung kommt als PDF per Mail, und beides findet den Weg in dieselbe Struktur.
Welche Lösung dafür sinnvoll ist, hängt von Ihrem Betrieb ab. Ich habe Erfahrung mit Lexware und mit ERP-Systemen und richte mich danach, womit Sie und Ihre Steuerkanzlei arbeiten, nicht umgekehrt.
Mehr zur digitalen Rechnungsstellung →Für wen sich das besonders lohnt
Besonders sinnvoll ist eine laufende vorbereitende Buchhaltung, wenn viele Belege anfallen, wenn Sie oft unterwegs sind oder wenn Ihre Buchhaltung bisher in Schüben passiert. Das trifft auf viele Handwerksbetriebe und Subunternehmer zu.
Kaufmännische Unterstützung für Subunternehmer und Handwerk →Meine Qualifikation
Ich bin IHK-geprüfte Fachkraft für Rechnungswesen und bringe praktische Erfahrung im Rechnungswesen, in der vorbereitenden Buchhaltung und in der Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien mit. Bei mir haben Sie durchgehend dieselbe Ansprechpartnerin.
So kommen Sie zu geordneten Unterlagen
Sagen Sie mir kurz, wie Ihre Buchhaltung heute organisiert ist. Im Erstgespräch schauen wir, welcher Rhythmus und welcher Umfang für Sie passt.
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