Häufige Fragen

Vorbereitende Buchhaltung umfasst alle Arbeiten, die anfallen, bevor Ihre Steuerkanzlei tätig wird. Dazu gehören das Sammeln, Prüfen und Zuordnen von Belegen, die strukturierte Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Überblick über Zahlungen und offene Posten sowie die geordnete Aufbereitung aller Unterlagen für die Übergabe. Das Ziel ist ein vollständiger, nachvollziehbarer Stand, mit dem Ihre Steuerkanzlei direkt weiterarbeiten kann. Steuerliche Beurteilungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen gehören nicht dazu. Die bleiben bei Ihrer Kanzlei.

Ja, bei der praktischen Umsetzung. Ich analysiere Ihren bisherigen Rechnungsprozess, unterstütze Sie bei der Auswahl und Einrichtung einer passenden Lösung und sorge dafür, dass die Ablage und die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei funktionieren. Zu der Frage, welche gesetzlichen Pflichten für Ihr Unternehmen ab wann gelten, berate ich nicht. Verbindliche Auskünfte dazu erhalten Sie von Ihrer Steuerkanzlei oder beim Bundesministerium der Finanzen.

Ja. Sie schreiben Ihre Rechnungen weiterhin selbst, nur schneller und einheitlicher, weil der Prozess einmal sauber eingerichtet wurde. Ich richte die Abläufe ein, Sie nutzen sie im Alltag. Wenn Sie das Rechnungsschreiben lieber ganz abgeben möchten, ist das ebenfalls möglich. Beides lässt sich auch kombinieren, etwa indem Sie laufende Rechnungen selbst erstellen und ich die Überwachung der offenen Posten übernehme.

Ja. In der Regel gehen wir dabei in zwei Schritten vor. Zuerst überführe ich Ihre bisherige Rechnungsstruktur – Layout, Textbausteine, Positionen, Zahlungsbedingungen – in eine digitale Rechnungslösung, sodass Ihre Rechnungen weiterhin vertraut aussehen. Danach richten wir die Erstellung so ein, dass Rechnungsnummern, Kundendaten und Positionen nicht mehr manuell übertragen werden müssen. Bereits gestellte Rechnungen aus der Vergangenheit lassen sich zusätzlich strukturiert digital ablegen, damit sie auffindbar bleiben.

Ich arbeite ergänzend zu Ihrer Steuerkanzlei. Zu Beginn stimme ich mit ihr ab, in welchem Format, in welcher Struktur und in welchem Rhythmus die Unterlagen übergeben werden sollen. Danach bereite ich die Unterlagen laufend so auf und übergebe sie entsprechend. Für Sie bedeutet das: weniger Nachfragen, weniger Sammelaktionen kurz vor der Abgabe. Für Ihre Kanzlei bedeutet es gleichbleibend strukturierte Unterlagen.

Ja, in der Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien arbeite ich mit DATEV Unternehmen online. Wenn Ihre Kanzlei ein anderes System oder ein anderes Übergabeformat benötigt, stimme ich das vorab direkt mit ihr ab und liefere die Unterlagen entsprechend. Aus meiner bisherigen Praxis bringe ich außerdem Erfahrung mit Lexware und mit ERP-Systemen mit. Wenn auf Kanzleiseite ein bestimmtes System vorgegeben ist, klären wir vor Beginn, wie die Übergabe praktisch aussieht.

Nein. Ich übernehme die vorbereitende Buchhaltung, nicht die komplette Buchhaltung im steuerrechtlichen Sinn. Steuerberatung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und alle Tätigkeiten, die dem Steuerberatungsgesetz vorbehalten sind, bleiben bei Ihrer Steuerkanzlei. Diese Abgrenzung ist mir wichtig und liegt auch in Ihrem Interesse.

Ja. Bei Handwerksbetrieben und Subunternehmern fallen pro Auftrag besonders viele Dokumente an: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Leistungsnachweise, Abschlags- und Schlussrechnungen, dazu Belege von unterwegs. Diese Dokumentenketten lassen sich gut strukturieren und sparen Zeit.

Ja. Eine Zusammenarbeit kann mit einem einzelnen Thema beginnen, etwa der Rechnungsstellung oder der Belegorganisation. Sie können einmalig einen Ablauf einrichten lassen und ihn danach selbst weiterführen. Sie müssen also nicht alles auf einmal umstellen. Was Sie abgeben und was Sie behalten, entscheiden Sie.

Ja. Ein großer Teil der Arbeit lässt sich vollständig ortsunabhängig erledigen, sobald Belege und Dokumente digital vorliegen. Persönliche Termine sind vor allem am Anfang sinnvoll, wenn wir die Abläufe festlegen. Vor Ort bin ich im Raum Pforzheim/Karlsruhe. Digital arbeite ich auch darüber hinaus.

Ja, und in vielen Fällen ist das sinnvoll. Vorbereitende Buchhaltung bringt am meisten, wenn sie laufend passiert: wöchentlich, monatlich oder quartalsweise, je nach Belegaufkommen und den Vorgaben Ihrer Steuerkanzlei. Wir legen den Rhythmus und den Umfang vorab gemeinsam fest.

Das hängt vom Umfang und vom vereinbarten Rhythmus ab. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie einen konkreten Vorschlag, aus dem hervorgeht, welche Leistungen enthalten sind und was sie kosten. Erst danach entscheiden Sie.

Mit einer kurzen Nachricht. Beschreiben Sie in ein paar Sätzen, welche Aufgaben oder Abläufe Sie entlasten möchten. Danach vereinbaren wir ein unverbindliches Erstgespräch.