Kaufmännische Unterstützung für Selbstständige und kleine Unternehmen
Vom Auftrag bis zur Rechnung: Ihre kaufmännischen Abläufe im Griff.
Ich vereinfache Ihre Rechnungsprozesse, ordne Ihre Belege und bereite die Unterlagen für Ihre Steuerkanzlei vor. So verbringen Sie weniger Zeit mit Büroarbeit und behalten den Überblick.
Sie kümmern sich um Ihr Geschäft. Wer kümmert sich um Ihre Büroarbeit?
Aufträge annehmen, Leistungen erbringen, Kunden betreuen: Das ist Ihr Kerngeschäft. Die kaufmännische Seite läuft oft nebenher, abends, am Wochenende, zwischen zwei Baustellen oder Terminen. Vielleicht kennen Sie das:
- Rechnungen entstehen noch in Word oder Excel.
- Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden jedes Mal neu geschrieben.
- Belege liegen im Postfach, im Auto oder in verschiedenen Ordnern.
- Zahlungseingänge und offene Rechnungen sind nicht auf einen Blick zu sehen.
- Wenn die Steuerkanzlei Unterlagen anfordert, beginnt das Zusammensuchen.
- Sie erledigen die Büroarbeit abends oder am Wochenende.
Im Tagesgeschäft bleibt dafür keine Zeit. Hier setze ich an: Wir strukturieren Ihre Abläufe so, dass sie zu Ihrem Unternehmen passen und Sie im Alltag entlasten.
Mit Office Flow kommt Struktur in Ihre kaufmännischen Abläufe.
Ich bin Adriana Paschold und unterstütze Selbstständige und kleine Unternehmen ebenso wie Handwerksbetriebe und Subunternehmer dabei, ihre kaufmännischen Abläufe zu ordnen und zu digitalisieren. Dafür brauchen Sie keine Vollzeitkraft, nur Unterstützung dort, wo sie fehlt.
Ich erledige kaufmännische Aufgaben nicht nur, sondern baue daraus Abläufe, die auch bei viel Arbeit weiterlaufen. Das bringt Ihnen Entlastung und Übersicht.
Ich bin kein Büroservice für alles Mögliche. Mein Schwerpunkt liegt auf Rechnungswesen, vorbereitender Buchhaltung, digitaler Rechnungsstellung und kaufmännischer Organisation.
Drei Bereiche, in denen ich Sie unterstütze
Vorbereitende Buchhaltung
Belege organisieren, prüfen und zuordnen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfassen, den Zahlungsüberblick behalten, offene Posten im Blick haben und alle Unterlagen strukturiert für die Steuerkanzlei vorbereiten. Digital statt Schuhkarton.
Mehr zur vorbereitenden Buchhaltung →Digitale Rechnungsstellung & E-Rechnung
Word- und Excel-Rechnungen durch eine passende Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ablösen, Zahlungseingänge im Blick behalten und die Übergabe an die Steuerkanzlei sauber regeln.
Mehr zur digitalen Rechnungsstellung →Kaufmännisches Backoffice & Prozessoptimierung
Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnwesen und Korrespondenz – organisiert, nachvollziehbar und digital abgelegt. Dazu administrative Unterstützung in Projekten und die Optimierung bestehender Abläufe.
Mehr zum kaufmännischen Backoffice →Sie müssen nicht alles abgeben. Es kann genügen, einzelne Abläufe zu verbessern. In anderen Fällen ist regelmäßige Unterstützung sinnvoll. Wir schauen gemeinsam, wobei Sie am meisten entlastet werden.
Für wen ich arbeite
Meine Kunden sind ganz unterschiedlich aufgestellt. Was sie verbindet: Die kaufmännischen Aufgaben sind zu umfangreich, um sie nebenbei zu erledigen, aber nicht umfangreich genug für eine eigene Stelle.
Selbstständige & kleine Unternehmen
Auch außerhalb des Handwerks müssen Rechnungen geschrieben, Zahlungen kontrolliert und Belege organisiert werden. Eine eigene Bürokraft lohnt sich dafür nicht immer. Ob Dienstleister, Einzelunternehmen oder kleiner Betrieb: Ich schaue mir Ihre Abläufe an und entwickle eine Lösung, die zu Ihrem Arbeitsalltag passt.
Leistungen im Überblick →Besondere Unterstützung für Handwerk & Subunternehmer
Zwischen Baustelle, Kunden und Materialbestellung bleibt wenig Zeit für Büroarbeit. Ich strukturiere den Weg von der Auftragsbestätigung über Lieferschein und Leistungsnachweis bis zur Rechnung und binde Belege, Zahlungseingänge und die Unterlagen für Ihre Steuerkanzlei ein.
Unterstützung für Subunternehmer und Handwerksbetriebe →Vom Auftrag bis zur Steuerkanzlei – ein durchgehender Ablauf
Digitalisierung heißt, Abläufe so zu verbinden, dass jede Information nur einmal erfasst wird und an der richtigen Stelle wieder auftaucht.
- Auftrag: Auftragsbestätigung erstellen, Auftrag nachvollziehbar dokumentieren
- Leistung: Lieferschein, Leistungsnachweis, Stundenerfassung
- Rechnung: Rechnung aus den vorhandenen Daten erstellen – digital, nicht neu abgetippt
- Zahlung: Zahlungseingänge abgleichen, offene Posten verfolgen, bei Bedarf mahnen
- Beleg: Belege digital ablegen, eindeutig zuordnen, wiederauffindbar machen
- Buchhaltung: vorbereitende Buchhaltung laufend, statt einmal im Jahr
- Steuerkanzlei: strukturierte Übergabe in dem Format, das Ihre Kanzlei benötigt
Je besser diese Kette zusammenpasst, desto weniger Verwaltungsaufwand entsteht.
Digitalisierung kaufmännischer Prozesse →Die Steuerkanzlei soll sich um Ihre Steuern kümmern, nicht um das Zusammensuchen Ihrer Unterlagen
Ich arbeite ergänzend zu Ihrer Steuerkanzlei, nicht an ihrer Stelle. Steuerberatung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und alle weiteren vorbehaltenen Tätigkeiten bleiben bei der Kanzlei.
Meine Aufgabe ist die Vorarbeit: Belege laufend organisieren, Rechnungen strukturiert ablegen, Unterlagen vollständig und nachvollziehbar vorbereiten. Das spart Rückfragen und macht die Zusammenarbeit für beide Seiten einfacher.
Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien →Qualifikation und Erfahrung
Ich bin IHK-geprüfte Fachkraft für Rechnungswesen und IHK-geprüfte Fachkraft für Personalwesen und habe praktische Erfahrung im Rechnungswesen, in der vorbereitenden Buchhaltung und in kaufmännischen Verwaltungsprozessen. Ich arbeite mit Lexware und habe Erfahrung mit ERP-Systemen sowie in der Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien über DATEV Unternehmen online.
Sie haben immer dieselbe Ansprechpartnerin: mich. Kurze Wege, kein Callcenter, kein wechselndes Team.
Klar. Strukturiert. Verlässlich.
Mehr über mich →So läuft die Zusammenarbeit ab
Erstgespräch
Wir sprechen darüber, wie Ihre kaufmännischen Abläufe heute aussehen und wo es hakt. Das Gespräch ist unverbindlich, Sie müssen sich nicht vorbereiten.
Bedarf analysieren
Ich schaue mir an, welche Aufgaben anfallen, welche Programme Sie nutzen und was Ihre Steuerkanzlei benötigt.
Abläufe strukturieren
Wir legen gemeinsam fest, was wie laufen soll: Zuständigkeiten, Ablage, Formate, Rhythmus.
Umsetzung
Ich richte die vereinbarten Abläufe ein und übernehme die Aufgaben, die bei mir liegen sollen.
Laufende Unterstützung
Danach läuft es weiter, regelmäßig oder projektbezogen, wie Sie es brauchen.
Sie müssen nicht schon vor dem ersten Gespräch wissen, welche Lösung die richtige ist.
Vor Ort und digital
Mein Büro ist in Straubenhardt im Enzkreis. Vor Ort bin ich im Raum Pforzheim/Karlsruhe für Sie da. Digital arbeite ich auch darüber hinaus, in ganz Baden-Württemberg und bundesweit.
Ihre kaufmännischen Abläufe sollen einfacher funktionieren?
Sie wissen, dass sich in Ihrem Büro etwas ändern sollte, sind aber nicht sicher, wo Sie anfangen? Beschreiben Sie mir kurz, was liegen bleibt. Im Erstgespräch klären wir, ob und wie ich Sie unterstütze.
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