Kaufmännische Unterstützung für Subunternehmer und Handwerksbetriebe
Sie kümmern sich um Ihre Aufträge. Ich unterstütze Sie bei den kaufmännischen Abläufen.
In Handwerksbetrieben und bei Subunternehmern wird pro Auftrag viel gedruckt und doppelt abgelegt – und die Zeit dafür ist knapp, weil die eigentliche Arbeit auf der Baustelle oder beim Kunden stattfindet. Büroarbeit landet dann am Abend oder am Wochenende auf dem Schreibtisch.
Kennen Sie das?
- Rechnungen entstehen in Word, indem die letzte Rechnung kopiert und überschrieben wird.
- Belege liegen im Fahrzeug, in der Jackentasche, im Postfach oder im Ordner.
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden manuell erfasst – oder gar nicht.
- Auftragsbestätigungen und Lieferscheine gibt es, aber ohne einheitliche Struktur.
- Offene Rechnungen werden nicht systematisch verfolgt. Auffallen tut es erst, wenn Geld fehlt.
- Wenn der Steuerberater Unterlagen anfordert, beginnt das Zusammensuchen.
- Beim Thema E-Rechnung ist unklar, was zu tun ist.
- Digitale Abläufe fehlen, weil nie Zeit war, sie einzurichten.
Das ist der Normalfall in Betrieben, die gut ausgelastet sind und keine eigene Bürokraft haben.
Was sich konkret ändern lässt
Der Weg vom Auftrag zur Rechnung
Auftragsbestätigung, Lieferschein, Leistungsnachweis, Rechnung: Diese Dokumente gehören zusammen und sollten aufeinander aufbauen. Ich richte digitale Abläufe so ein, dass Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen. Das spart Zeit und verhindert Fehler bei Mengen, Preisen und Leistungsbeschreibungen.
Rechnungen schneller und einheitlich
Sie schreiben Ihre Rechnungen noch mit Word? Mehr dazu unter digitale Rechnungsstellung: Dort beschreibe ich, wie der Umstieg praktisch abläuft und was das Thema E-Rechnung für Sie bedeuten kann.
Belege ohne Sammelaktion
Belege werden laufend erfasst und digital abgelegt, statt sich bis zum Quartalsende anzusammeln. Die Quittung von unterwegs, die Materialrechnung per Mail, der Kontoauszug: alles an einem Ort, eindeutig zugeordnet, wiederauffindbar.
Offene Rechnungen im Blick
Ich führe eine Übersicht über gestellte und bezahlte Rechnungen, halte offene Posten nach und erinnere Sie oder Ihre Kunden, wenn etwas überfällig ist. Auf Wunsch übernehme ich auch das Mahnwesen.
Unterlagen für die Steuerkanzlei: Statt einmal im Jahr Ordner zu füllen, geht ein geordneter Stand in dem Rhythmus raus, den Ihre Steuerkanzlei braucht. Das reduziert Rückfragen und spart auf beiden Seiten Zeit.
Was ich nicht mache
Ich bin keine Steuerberaterin. Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und verbindliche steuerliche Auskünfte bleiben Sache Ihrer Steuerkanzlei. Ich arbeite vorbereitend und organisatorisch, und das macht die Arbeit Ihrer Kanzlei einfacher.
Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei →Wie wir anfangen können
Am einfachsten starten wir mit einem Bereich, der aktuell am meisten Zeit oder Nerven kostet. Oft ist das die Rechnungsstellung oder die Belegorganisation. Von dort aus lässt sich Schritt für Schritt erweitern – Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen.
Ich arbeite vor Ort im Raum Pforzheim/Karlsruhe und digital auch darüber hinaus. Vieles lässt sich ohne gemeinsame Termine erledigen.
Digitalisierung kaufmännischer Prozesse →Weniger Büroarbeit am Wochenende
Schreiben Sie mir kurz, was bei Ihnen am meisten liegen bleibt. Im Erstgespräch schauen wir uns an, wo der Einstieg am meisten bringt.
Unverbindlich anfragen