E-Rechnung und digitale Rechnungsstellung – praktisch umgesetzt
„Ich schreibe meine Rechnungen noch mit Word.“ Diesen Satz höre ich bei Kunden, die ich betreue, immer wieder, meist mit einem entschuldigenden Unterton. Dabei ist daran nichts verkehrt: Es hat jahrelang funktioniert.
Verändert hat sich das Umfeld. Auftraggeber verlangen elektronische Rechnungen in bestimmten Formaten, Steuerkanzleien arbeiten digital, und rund um das Thema E-Rechnung gibt es gesetzliche Vorgaben, die Fragen aufwerfen. Die häufigste lautet schlicht: Was bedeutet das jetzt konkret für mich?
Ich helfe Ihnen, das praktisch zu klären: mit einem Rechnungsprozess, der zu Ihrem Betrieb passt.
Aktuelle gesetzliche Informationen: Verbindliche und aktuelle Informationen zu Pflichten und Übergangsfristen rund um die E-Rechnung finden Sie beim Bundesministerium der Finanzen. Für eine verbindliche Einschätzung zu Ihrem Unternehmen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerkanzlei.
Was für Ihr Unternehmen gilt
Zum Umfang und Zeitpunkt der Verpflichtungen rund um die elektronische Rechnung gelten die jeweils aktuellen gesetzlichen Regelungen und Übergangsfristen. Diese hängen unter anderem von Art und Empfängerkreis Ihrer Rechnungen ab.
Ich gebe dazu bewusst keine verbindliche Auskunft: Steuerliche und rechtliche Beratung gehört zu Ihrer Steuerkanzlei. Ich setze um: Ihr Rechnungsprozess soll technisch und organisatorisch so aufgestellt sein, dass Sie die für Sie geltenden Anforderungen erfüllen können.
Typische Ausgangslagen
Vielleicht erkennen Sie sich in einer dieser Situationen wieder:
- Sie schreiben Rechnungen in Word oder Excel und kopieren jedes Mal die letzte Datei.
- Rechnungsnummern werden manuell vergeben, gelegentlich doppelt.
- Ein Auftraggeber hat nach einer E-Rechnung in einem bestimmten Format gefragt, und Sie wissen nicht, wie Sie die erzeugen.
- Sie fragen sich, ob Sie ein neues Rechnungsprogramm brauchen – und wenn ja, welches.
- Die Rechnungen an Ihre Steuerkanzlei gehen als Sammel-PDF oder als Papierstapel raus.
- Sie wissen nicht genau, welche Rechnungen noch offen sind.
Keine dieser Situationen ist ungewöhnlich. Alle lassen sich beheben.
Wie ich Sie unterstütze
Analyse Ihres bisherigen Rechnungsprozesses
Zuerst schauen wir uns an, wie eine Rechnung bei Ihnen heute entsteht: Wer erstellt sie, woher kommen die Daten, wie wird sie versendet, wie abgelegt, wie überwacht. Erst daraus ergibt sich, was geändert werden muss.
Auswahl einer passenden Lösung
Es gibt nicht die eine richtige Software. Entscheidend sind Ihre Auftragszahlen, Ihre Branche, Ihre Auftraggeber und das, womit Ihre Steuerkanzlei arbeitet. Ich unterstütze Sie bei der Auswahl und der Einschätzung, ob eine einfache Lösung ausreicht oder mehr sinnvoll ist. Ich habe Erfahrung mit Lexware und mit ERP-Systemen.
Einrichtung der digitalen Rechnungsstellung
Ich richte die digitale Rechnungsstellung mit Ihnen ein: Stammdaten, Nummernkreise, Zahlungsbedingungen, Texte, Layout. Danach ist eine Rechnung schnell geschrieben.
Elektronische Rechnungsformate
Für die elektronische Rechnung existieren strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Ich unterstütze Sie dabei, das für Ihre Auftraggeber passende Format praktisch nutzbar zu machen.
Digitale Belegablage und strukturierte Abläufe
Eine Rechnung ist mit dem Versand nicht erledigt. Sie muss abgelegt, überwacht und weitergegeben werden. Ich sorge dafür, dass diese Schritte ineinandergreifen.
Zahlungsüberwachung
Offene Posten im Blick behalten, Zahlungseingänge abgleichen, bei Bedarf freundlich nachfassen. So sehen Sie jederzeit, was noch aussteht.
Übergabe an die Steuerkanzlei
Die erstellten Rechnungen gehen strukturiert und vollständig an Ihre Steuerkanzlei – im abgestimmten Format und im vereinbarten Rhythmus.
Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei →Muss ich meine Rechnungen künftig abgeben?
Nein. Sie können Ihre Rechnungen weiterhin selbst schreiben, nur schneller und einheitlicher. Ich richte den Prozess ein und Sie nutzen ihn. Wenn Sie das Rechnungsschreiben lieber ganz abgeben möchten, ist auch das möglich.
Was Sie davon haben
- Rechnungen entstehen schneller und mit weniger Fehlern
- Einheitliche Dokumente vom Angebot bis zur Rechnung
- Ein Rechnungsprozess, der zu den Anforderungen Ihrer Auftraggeber passt
- Jederzeit Überblick über offene Posten
- Eine saubere, digitale Übergabe an die Steuerkanzlei
Für Handwerk und Subunternehmer
Gerade bei Subunternehmern und im Handwerk hängt an jedem Auftrag eine Kette von Dokumenten: Auftragsbestätigung, Lieferschein, Stundennachweis, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung. Wenn diese Dokumente auseinanderlaufen, entsteht doppelte Arbeit.
Mehr für Subunternehmer und Handwerksbetriebe →Ihren Rechnungsprozess einmal sauber aufsetzen
Erzählen Sie mir kurz, wie Sie heute Rechnungen schreiben. Im Erstgespräch schauen wir, was sich mit welchem Aufwand verbessern lässt.
Unverbindlich anfragen